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贵州大学明德学院公文格式细则
来源:  作者:  编辑:办公室  日期:2017-07-19  点击率:454  [我要打印]  [关闭]
摘要:

引题:

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第一章   

第一条  根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔201214)、《党政机关公文格式》(GBT 9704--2012)等有关规定,结合学院公文处理工作实际,制定本细则。

第二条  本细则适用我院党、政机关及系部制发《贵州大学明德学院公文处理细则》所列各项公文,以及各类简报等文件。

第二章   公文用纸与排印要求

第三条  公文用纸一律采用国际标准A4型纸(规格210mm297mm)。公文用纸天头(上白边)为:37mm1mm,公文用纸订口(左白边)为:28mmlmm,版心尺寸为:156mm225mm

    第四条  排版规格正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可以用3号小标宋体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28个字。

    第五条  本细则将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头,包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等部分;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体,包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等部分;公文末页首条分割线以下、末条分割线以上的部分称为版记,包括抄送机关、印发机关、印发日期等部分。页码位于版心之外。

第三章  公文格式

第六条  涉密公文(包括绝密、机密、秘密)均需标注份号。份号用63号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

    密级和保密期限用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注;密级和保密期限之间用“★”隔开(见格式一、二)

    第七条  紧急程度用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

    第八条  发文机关标志由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,即发文机关标志上边缘至上页边为72mm。使用红色小标宋体字。字高应不高于上级机关,以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时,可以并用联合发文机关名称,一般主办机关排列在前;也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称,“文件”二字应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布;各发文单位与同级或相应的党政机关联合行文时,按照党、政、工、团的顺序排列发文机关名称。如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文(见格式四)

    第九条  发文字号由发文机关代字、年份和序号组成,编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布(发文机关代字详见附件1)。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应当标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。

    上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

    联合行文时,只能标注主办机关的发文字号。

    发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

    第十条  上行文(包括请示、报告、意见等)必须标注签发人姓名。签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字(见格式三)

    如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐(见格式四)

    第十一条  公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。标题一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;4个以上()机关联合行文时,标题中发文机关名称可以简略;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形;标题一般不超过50个字,不超过三行。标题中除了法规、规章名称要加书名号之外,一般不用其他标点符号。

    第十二条  公文的主送机关用3号仿宋体字,编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。主送机关应当使用全称、规范化的简称或者同类型机关统称。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。

    第十三条  公文正文用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“()”“1.…‘(1)’’标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

    第十四条  如有附件,应当有附件说明。即在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.□□□□□”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

    附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文 (见格式一、二)

    如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

    第十五条  成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应当标全称,月、日不编虚位(1不编为01),一般右空四字编排。

    第十六条  公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。印章用红色,不得出现空白印章。

    单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

    联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

    为简化手续和提高效率,联合上行文的发文机关署名只有主办机关时,可以只加盖主办机关印章。

    当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时,应当采取调整行距、字距的措施解决,务使印章和正文同处一面,不得采取标注“此页无正文”的方式解决。

    第十七条  公文如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

    第十八条  转发上级或平级机关公文时,被转发的公文,应当隐去其发文机关标识和版记,在标题下一行标明其发文字号,在该公文的落款处写上其机关名称(见格式五)

    第十九条  公文如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

    如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。对不同系统的机关,应当根据主送或抄送对象,按照党、政、军、群、人大机关、政协机关、法院、检察院、各民主党派的顺序分行排列。

    第二十条  印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上。以我院党、政名义印发的公文,印发机关定为贵州大学明德学院党政办公室,院内其他单位印发的公文,印发机关为相应单位全称。印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应当标全称,月、日不编虚位(1不编为01),后加“印发”二字。印发机关左空一字,印发日期右空一字。

    版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

    版记应当编排在公文最后一面。如果附件是公文,该公文后面也有版记,应当隐去被转载公文的原版记。正式公文应当标识自己的版记。

    第二十一条  页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

第二十二条  行政机关信函格式的公文,发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称,居中排布,上边缘至上页边为30mm,使用红色小标宋体字。联合行文时,使用主办机关标志。

    发文机关标志下4mm处为一条红色双线(上粗下细),距下页边20mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170mm,居中排布。粗线高度035mm,细线高度025mm

    如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列,第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的78。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,与该线的距离为3号汉字高度的78

    标题居中编排,与其上最后一个要素相距二行。首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方。

    其他要素见本细则相应要素说明(见格式六)

    第二十三条  各类会议纪要标志由“□□□□□□会议纪要”组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,使用红色小标宋体字。发文字号由年份和序号组成,放在分隔线之上居中。专题会议纪要一般要有反映会议内容的标题,置于分隔线之下、正文之上。

    标注出席人员名单,一般用3号黑体字,在正文或附件说明下空一行编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人、姓名,必要时标注出席人单位,回行时与冒号后的首字对齐。

    标注请假和列席人员名单,除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外,编排方法同出席人员名单。

    如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在版心左上角,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

    纪要不加盖印章。

    纪要不分主送机关、抄送机关,只设“分送”,分送标注方法同抄送机关(见格式七)

第二十四条  我校党、政、工、团机关编发的简报,其名称应居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm。发文字号用“第□期”。分隔线之上的左侧印编发部门的名称,右侧印成文时间。标题置于分隔线下空一行,领导讲话时间用阿拉伯数字标注,在标题下一行加圆括号。简报不加盖印章。

分送标注方法同抄送机关。

第四章  附 则

第二十五条  本细则自印发之日起执行。   

第二十六条  本细则由贵州大学明德学院党政办公室负责解释。

 

 

 

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